Tiroler Landesmuseen: Direktionsassistenz (befristete Karenzstelle)

JOBS | Bewerbungsfrist: 29.11.2024

In dieser Funktion unterstützen Sie die Geschäftsführung bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten, Prozessen und Entscheidungen und organisieren den Büroablauf. Sie übernehmen eine Schnittstellenfunktion zwischen der Führungsebene, den Mitarbeiter*innen und externen Geschäfts- und Kooperationspartner*innen und sind erste Ansprechperson für Anliegen, die an den Direktor gerichtet werden sollen. Sie koordinieren die Gesellschafter- und Aufsichtsratssitzungen und übernehmen die Protokollführung. Als IKS-Beauftragte*r führen Sie im Zuge der Innenrevision Kontrollen (Audits) durch.

Ihr Aufgabengebiet

Unterstützung des Direktors in organisatorischer und administrativer Hinsicht
Schnittstellenfunktion in allen internen und externen Angelegenheiten
Planung, Organisation von Generalversammlungen und Aufsichtsratssitzungen mit Protokollführung
Planung, Organisation und Protokollführung von internen Meetings
Durchführung von IKS -Prüfungen (Internes Kontrollsystem) und Mitarbeit an der laufenden Überarbeitung des Handbuchs
Geschäftskorrespondenz, Terminkoordinierung und Reisemanagement
Verwaltung und Überwachung von Verträgen
aktive Mitarbeit bei Umsetzung strategischer Ziele in Hinblick auf Nachhaltigkeit und Inklusion

Anforderungen

kaufmännische Ausbildung auf Hochschulniveau und/oder Berufserfahrung in vergleichbarer Position
ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift), eine weitere Fremdsprache (Italienisch) von Vorteil
ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
ausgezeichnetes Organisationsmanagement, Projekt- und Prozessmanagementkenntnisse
routinierter Umgang mit Office 365
ausgeprägte Leistungsbereitschaft und Serviceorientierung
strukturierter und ergebnisorientierter Arbeitsstil
Interesse für Kunst und Kultur

Die Tiroler Landesmuseen bieten:

eine befristete Karenzstelle im Ausmaß von 40 Wochenstunden.
flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Betriebsvereinbarung.
Jahresbruttogehalt von € 47.700.
einen attraktiven Arbeitsplatz an einem Standort mit hoher Lebensqualität.
ein Öffi-Ticket zur Erreichung der Betriebsstätten der TLM (Hall i. Tirol und Innsbruck).